Was sind Dokumente in der Buchhaltung?

In der Buchhaltung sind Dokumente alle Unterlagen, die als Nachweis für die buchhalterischen Transaktionen dienen und die Grundlage für die Erfassung von Geschäftsvorfällen in den Finanzbüchern bilden. Sie sind wichtig, um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Buchführung zu gewährleisten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Dokumente in der Buchhaltung können verschiedene Formen annehmen:

1. Rechnungen

• Eingangsrechnungen: Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern, die als Beleg für Einkäufe oder Dienstleistungen dienen.
• Ausgangsrechnungen: Rechnungen, die das Unternehmen an Kunden stellt, um Einnahmen zu dokumentieren.

2. Quittungen und Belege

• Belege für Barausgaben oder Zahlungen, z. B. Quittungen für Einkäufe oder Zahlungen, die ohne Rechnung getätigt wurden.
• Kassenbelege: Bestätigungen über Zahlungen oder Einnahmen aus der Kasse.

3. Bankunterlagen

• Kontoauszüge: Dokumente, die die Bewegungen auf den Bankkonten eines Unternehmens darstellen (Ein- und Auszahlungen).
• Überweisungsbelege: Bestätigungen für durchgeführte Überweisungen.

4. Verträge

• Verträge mit Lieferanten, Kunden oder Geschäftspartnern, die die rechtliche Grundlage für Geschäftsbeziehungen und Transaktionen darstellen.

5. Lohn- und Gehaltsabrechnungen

• Abrechnungen für Mitarbeitergehälter, die alle relevanten Informationen zu Löhnen, Steuern, Sozialabgaben usw. enthalten.

6. Buchungsbelege

• Intern erzeugte Belege, die den Geschäftsvorfall dokumentieren, wenn keine externen Rechnungen vorliegen, z. B. für Abschreibungen oder interne Verrechnungen.

7. Steuerbescheide und Steuererklärungen

• Dokumente im Zusammenhang mit der Besteuerung des Unternehmens, wie Steuerbescheide, Umsatzsteuererklärungen oder Einkommensteuerbescheide.

8. Lager- und Inventurdokumente

• Dokumente zur Bestandsaufnahme und Bewertung des Lagerbestands, die z. B. für die Erstellung der Bilanz notwendig sind.

Bedeutung der Dokumente in der Buchhaltung:

• Rechtliche Anforderungen: In vielen Ländern sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, alle relevanten Dokumente für eine bestimmte Frist (in Deutschland z. B. 10 Jahre) aufzubewahren.
• Nachvollziehbarkeit und Transparenz: Dokumente dienen dazu, den Fluss von Geld und Waren zu belegen und müssen jederzeit nachvollziehbar und korrekt sein.
• Prüfung und Kontrolle: Sie dienen als Grundlage für die Buchprüfung, interne Audits und externe Prüfungen (z. B. durch Steuerbehörden).

Insgesamt sind Dokumente in der Buchhaltung entscheidend, um die Richtigkeit und Ordnungsmäßigkeit der finanziellen Berichterstattung zu gewährleisten.